Se a função do departamento de TI é conseguir que sejam respondidas as expectativas dos utilizadores e obter o impulso à produtividade tão prometido pela mobilidade, é importante para as organizações ir mais além das práticas de armazenamento tradicionais, adaptando abordagens mais centradas no utilizador. Isto significa dar-lhes a mesma experiência em termos de acesso e partilha de dados a que estão acostumados na sua empresa, mas nos seus dispositivos móveis e nas nuvens que trazem associadas.

 

Não é uma mudança de pequena monta. Com efeito, é comum na maioria das organizações que existam mais dados em dispositivos móveis do que no centro de dados. Também existe a pressão de reforçar a segurança e a gestão dos dados móveis, ao mesmo tempo que os utilizadores exigem mais acesso e de uma forma mais fácil.

 

É uma pena que o suporte dado pelo departamento de TI relativamente aos dados dos dispositivos móveis se limite normalmente a um backup básico para computadores portáteis (havendo mesmo casos em que nem isto existe), sem ter em conta smartphones ou tablets. Mas se uma empresa se dá ao trabalho de recolher dados de portáteis, talvez pudesse fazer algo mais com eles. E se quer fazer algo mais com esses dados, talvez existam mais razões para investir na gestão de dados móveis.

 

Gestão de dados tornou-se numa dor de cabeça

 

As falhas na gestão de dados de dispositivos móveis provocam um risco significativo (embora evitável), ao mesmo tempo que afetam a produtividade e geram custos adicionais.

 

Os utilizadores podem encontrar formas de contornar as normas de TI quando estas não lhes agradam, e isto é algo especialmente notório quando falamos de dispositivos móveis. Se é pedido aos utilizadores que não usem a nuvem privada para guardar informação, mas não lhes é dada uma opção válida por parte do departamento de TI, o mais certo é continuarem a fazê-lo como até ali.

 

Esta vontade de contornar o departamento de TI para obter a experiência de utilizador de que necessitam pode causar importantes dores de cabeça a qualquer empresa que necessite de ter a sua informação segura, seja por motivos comerciais ou pelo cumprimento de normativas.

 

Um dos problemas é que  nenhuma das partes (nem os utilizadores, nem o departamento de TI) se coloca no lugar da outra. “Utilizadores egoístas” que querem a liberdade de fazer o seu trabalho da forma mais fácil possível e a “equipa draconiana das TI” que não percebe o que os utilizadores precisam para trabalhar.

 

 

As perguntas difíceis nem sempre requerem respostas duras

 

Portanto, como podem as empresas oferecer uma estratégia de gestão de dados móveis que se adapte tanto aos utilizadores como ao departamento de TI? A resposta é que devem redefinir a gestão de dados e dar à informação em mobilidade o peso que merece. E, para o fazer, necessitam de colocar (e responder) uma série de perguntas.

 

-          Que dados estão nos dispositivos móveis?

-          Que importância têm estes dados?

-          Onde se estão a guardar estes dados?

-          Como são utilizados?

-          Quais são os riscos associados aos dados?

 

É importante sublinhar que, muitas vezes, os CIOs, inclusive os administradores de TI, evitam estas perguntas porque acreditam que são demasiado difíceis de responder, ou, pior ainda, porque pensam que acabarão por causar um motim na empresa se puserem em prática medidas draconianas. Não tem que ser assim. Na verdade, as empresas não têm que invadir a privacidade dos seus colaboradores para conseguir uma gestão de dados mais eficaz, podendo proporcionar os controlos requeridos para melhorar a segurança, reduzir o risco e aumentar a produtividade, sem entrar em rota de colisão com os funcionários.

 

Quanto aos que se negam a reconhecer que existe um problema, devem dar-se conta de que fingir que o BYOC (Bring Your Own Cloud) não existe, não é uma desculpa aceitável para não agir. É habitual ver informação nas empresas partilhada em pastas abertas na nuvem pública e existem muitos exemplos de empresas que caíram em desgraça por esta razão. Há pouco tempo, houve o caso de uma companhia cuja equipa comercial mantinha a sua lista de potenciais clientes numa nuvem deste tipo, acessível a todos, inclusivamente a ex-colaboradores que tivessem passado para a concorrência.

 

Conseguir o equilíbrio adequado

 

É possível para as empresas mitigar estes desafios e proporcionar as ferramentas de produtividade que os utilizadores necessitam? A grande disponibilidade de redes rápidas e as tecnologias de duplicação modernas fazem com que a recolha dos dados, de portáteis dos utilizadores, não seja nem intrusiva nem um problema no momento de os guardar e, uma vez no centro de dados, a informação pode começar a ser usada de forma que seja útil para toda a gente.

 

Estando os dados sob controlo, é possível proteger, sincronizar e partilhar essa informação, mantendo-a atualizada e acessível em todos os dispositivos móveis do utilizador, tendo os colaboradores o que necessitam e quando o necessitam. Partilhar ficheiros dentro e fora da organização torna-se algo simples, independentemente do dispositivo utilizado e, assim, a informação pode ser gerida, com um acesso controlado de forma adequada e com garantias de segurança. O backup realizado aos dispositivos dos utilizadores torna-se mais eficaz, pelo que se assegura a produtividade, inclusive nos piores cenários, e com a possibilidade de realizar a eliminação remota em caso de perda ou roubo do dispositivo.

 

Depois há a questão da governabilidade e se o facto dos dados se encontrarem em dispositivos móveis afeta o cumprimento da empresa. Como a força de trabalho móvel continua a crescer nas empresas e cada vez se geram mais dados fora do datacenter, levar essa informação para um repositório onde se podem fazer pesquisas por razões de governabilidade, cumprimento ou normativas legais torna-se numa questão fulcral.

 

No entanto, isto coloca problemas de privacidade para alguns. As empresas devem ser completamente transparentes sobre o que é recolhido e como é utilizado; é necessário que existam estatutos criados especificamente para os colaboradores das empresas. A boa notícia é que não é tão problemático como parece e, com a tecnologia adequada, as atividades empresariais podem ser auditadas com transparência.

 

Pode não ser evidente, para as organizações ou utilizadores, que a mobilidade introduz riscos significativos nos seus regimes estabelecidos de gestão de dados. Mas se as empresas querem assegurar-se de que estão preparadas para crescer nesta combinação das funções de mobilidade e nuvem, têm que procurar soluções que lhes permitam aceder e utilizar os dados, independentemente de onde estes se encontrem. Pode não ser tão árduo como se espera, mas é sem dúvida mais urgente do que se pensa.

 

Autor : Luis Feitor - Senior Systems Engineer